Protocollen en procedures

Het bestaan van (onzichtbare) arbeidsconflicten is een feit, in elke organisatie. Erkenning en acceptatie daarvan is de eerste stap naar een betere conflictbeheersing. De tweede stap is het vastleggen hoe om te gaan met klachten en conflicten.

Een medewerker die zich al geruime tijd slecht bejegend voelt door zijn leidinggevende of collega's weet vaak niet waar hij veilig terecht kan met zijn vragen en problemen. Over het algemeen realiseert de medewerker zich niet eens dat zijn situatie heel herkenbaar is en dat er wat aan te doen is.

Maar wie kan hij bellen? Welke stappen kan hij zetten? Van wie kan hij hulp krijgen? Hoe lang gaat dat duren?

Let's Mediate loopt samen met u de verschillende protocollen en procedures door, met als doel de schade bij klachten en conflicten zoveel mogelijk te beperken.

Mediationclausule

Geeft een medewerker er, ondanks de geboden hulp, toch de brui aan? Door een mediationclausule op te nemen in uw arbeidsovereenkomsten kunt u afdwingen dat de mogelijkheid tot mediation op zijn minst onderzocht wordt. In veel gevallen blijkt dan dat er toch mogelijkheden zijn om meer wederzijds begrip en vertrouwen te creëeren. Komt er daarentegen uit dat onderzoek dat er niet voldoende raakvlakken zijn voor mediation, dan kan alsnog de eerder ingeslagen weg vervolgd worden.

Lees meer over de voordelen van een mediationclausule »

Conflictprotocol

Een conflictprotocol is in feite de praktische uitwerking van de mediationclausule. Hierin worden de beschikbare en te doorlopen stappen beschreven die een werknemer kan volgen.

Naast het proces kan er met een conflictprotocol ook worden vastgelegd binnen welke termijnen één en ander moet plaatsvinden, hoe de vastlegging verloopt, wie de case manager is, wat de rol van een vertrouwenspersoon is. Tevens kunnen er bijvoorbeeld afspraken worden gemaakt over vertrouwelijkheid, neutraliteit en onafhankelijkheid.

Naast een conflictprotocol is het ook verstandig om te kijken naar standaarddocumenten, zoals een mediationovereenkomst of geheimhoudingsverklaring.

En, net zo belangrijk: wat wordt er met de uitkomst van een conflict gedaan? Zijn er verbeteringen in communicatie, processen of cultuur mogelijk? Elk conflict biedt ook de mogelijkheid tot verbetering.

Klachtenprotocol

Medewerkers die een formele klacht indienen tegen een collega nemen daarmee een moeilijke en gevoelsmatig noodgedwongen stap. Een formele klacht zal over het algemeen de onderlinge relatie niet verbeteren. Als een klacht niet op een onafhankelijke en neutrale manier wordt onderzocht loopt u het risico dat er extra conflict ontstaat tussen medewerker en HR en/of de organisatie.

Een klachtenprotocol dient daarom naadloos over te gaan in (of op zijn minst te refereren aan) een conflictprotocol.